Tiệc tất niên công ty là gì?
Tiệc tất niên công ty là sự kiện quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Bữa tiệc tất niên được tổ chức ra với mục đích là tổng kết và nhìn lại những gì mà mọi người đã làm được trong một năm qua. Đồng thời nhân dịp này ban lãnh đạo có thể bày tỏ sự biết ơn tới đối tác, khách hàng, nhân sự đồng thời cũng vinh danh và khen thưởng những đóng góp của cá nhân và tập thể trong năm. Thông thường thì bữa tiệc tất niên sẽ được tổ chức vào dịp cuối năm tính theo lịch âm. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng tổ chức vào dịp này mà phụ thuộc vào văn hóa doanh nghiệp và đặc thù công ty thời điểm diễn ra sẽ sớm hơn. Thậm chí có nhiều công ty lựa chọn mốc thời gian tổ chức tiệc tất niên công ty theo lịch dương.
Ý nghĩa của tiệc tất niên cuối năm
Ngày ngày càng có nhiều công ty, doanh nghiệp tổ chức tiệc tất niên vào dịp cuối năm. Bữa tiệc này không chỉ đơn thuần là một bữa tiệc ăn uống thông thường mà nó còn mang rất nhiều ý nghĩa:
1. Tổng kết và nhìn lại thành quả một năm đã qua
Nếu như thời điểm đầu năm, cả tập thể doanh nghiệp đều đưa ra bản kế hoạch, mục tiêu và định hướng chi tiết để hoàn thành trong một năm. Thì bữa tiệc rất niên chính là thời điểm để tất cả nhân sự cùng ban lãnh đạo nhìn nhận và tổng kết lại những gì đã hoàn thành và chưa hoàn thành trong suốt một năm qua. Từ đó, cả doanh nghiệp sẽ đúc kết được những kinh nghiệm quý báu và đưa ra những phương án để hoàn thành mục tiêu trong những năm tiếp theo.
2. Tri ân nhân sự
Tiệc tất niên công ty vừa là dịp để nhân sự giải tỏa những áp lực, căng thẳng của công việc của một năm qua. Đồng thời sự kiện này cũng là dịp để ban lãnh đạo công ty bày tỏ lời cảm ơn, sự tri ân tới toàn thể nhân sự của doanh nghiệp mình. Bên cạnh đó, những hoạt động khen thưởng và động viên kịp thời tới những cá nhân, tập thể đã có cống hiến xuất sắc nổi bật trong một năm vừa qua.
3. Gắn kết nội bộ
Công việc bận rộn và có sự áp lực đã khiến cho nhân sự ít có thời gian để chia sẻ, giao lưu với nhau. Chính vì vậy, những dịp để mọi người có mặt đông đủ cùng quây quần lại với nhau như bữa tiệc tất niên sẽ giúp ích rất nhiều. Những nhân sự có thể tận dụng bữa tiệc này để thúc đẩy sự gắn kết, giao lưu, học hỏi đồng thời gửi tới nhau những lời chúc tốt đẹp cho năm mới. Nhờ sự kiện này mà khoảng cách giữa mọi người sẽ được thu ngắn lại. Từ đó giúp xây dựng được nội bộ doanh nghiệp gắn kết và vững mạnh hơn.
4. Truyền thông và quảng bá hình ảnh thương hiệu
Các doanh nghiệp có thể tận dụng sự kiện tất niên này để truyền thông hình ảnh của doanh nghiệp. Những hình ảnh đẹp trong sự kiện này sẽ đưa doanh nghiệp tiếp cận gần hơn tới các đối tác, khách hàng đồng thời tạo dựng niềm tin từ họ. Khi có được sự tin tưởng của họ thì doanh nghiệp sẽ phát triển vững mạnh hơn nữa.
5. Tạo tinh thần động lực cho năm mới
Bữa tiệc tất niên cuối năm là nơi để mọi người cùng lấy lại tinh thần và đặt ra những mục tiêu mới cho năm tiếp theo. Với nguồn động lực đó sẽ đưa doanh nghiệp phát triển ngày càng mạnh mẽ hơn.
Quy trình 10 bước tổ chức tiệc tất niên công ty
1. Xác định mục tiêu tổ chức
– Tổng kết và nhìn lại thành quả một năm đã qua, định hướng cho năm mới.
– Tri ân nhân sự, đối tác, khách hàng
– Gắn kết nội bộ.
– Truyền thông và quảng bá hình ảnh thương hiệu
– Vui chơi giả trí sau một năm làm việc hết công suất& tạo tinh thần động lực cho năm mới.
2. Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức
Lựa chọn thời gian tùy thuộc đặc thù sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,. Thông thường, theo lịch dương các công ty sẽ chọn các ngày cuối tuần của tháng 12; còn theo lịch âm sẽ là các ngày cuối tuần của 2 tuần giữa tháng chạp. Khi lựa chọn địa điểm bạn cần phải dựa vào thời gian tổ chức để chủ động đặt thuê địa điểm trước ít nhất là 1 – 2 tháng. Điều này để tránh gặp phải trường hợp màu cao điểm bạn không lựa chọn được địa điểm thích hợp. Bạn cần phải xem xét tới các yếu tố quan trọng khi chọn địa điểm như sức chứa – diện tích thích hợp với quy mô sự kiện, khoảng cách và cung đường di chuyển, không gian/phong cách thích hợp với chủ đề và kế hoạch tổ chức, bãi đỗ xe..
3. Lên danh sách khách mời
Một bản danh sách khách mời chi tiết và đầy đủ sẽ giúp đơn vị tổ chức có thể kiểm soát tốt sự kiện. Trước khi lên danh sách bạn cần phải xác định được đối tượng khách mời, phân loại và số lượng của mỗi đối tượng khách mời. Bạn có thể phân chia danh sách khách mời thành các đối tượng cụ thể như: Danh sách khách mời VIP Danh sách khách mời chính Danh sách khách mời cần bảo mật Danh sách khách mời thuộc các cơ quan truyền thông Việc lập danh sách khách mời thì bạn cần phải có kế hoạch rõ ràng dựa vào mục tiêu và đặc thù sự kiện. Trong danh sách khách mời cần phải có đầy đủ các thông tin bao gồm: họ tên, chức danh, số điện thoại, địa chỉ,..
4. Xác định chủ đề
Tiệc tất niên là lúc doanh nghiệp nhìn nhận và đánh giá những gì công ty đã đạt được trong năm qua. Các câu khẩu hiệu, chủ đề buổi tiệc là một thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải tại buổi tiệc. Bên cạnh đó, các câu khẩu hiệu “slogan” được thể hiện tại buổi Tiệc tất niên cũng là một mục tiêu chung để công ty phấn đấu trong năm tiếp theo.
Ví dụ như: Xuân thăng hoa; Tết Party; Let In Shine… Đồng thời bạn cũng cần chọn câu slogan hoặc thông điệp phù hợp để làm nổi bật mục tiêu và tinh thần của buổi tiệc (e.g., “Hướng Tới Thành Công Mới”, “Cùng Nhau Tỏa Sáng”, “Đoàn kết để thành công).
Tham khảo các ý tưởng chủ đề do SevenStar gợi ý
5. Lựa chọn MC/media /đơn vị tổ chức sự kiện
MC là một trong những yếu tố quan trọng để khuấy động bầu không khí và thu hút các khách mời chú ý trong suốt bữa tiệc.
Nhiệm vụ của người MC đó chính là dẫn dắt chương trình và tạo ra sự kết nối giữa mọi người với nhau. Sự năng nổ, linh hoạt và hoạt bát của MC sẽ là yếu tố quyết định để khiến cho sự kiện trở nên thú vị hơn. Chính vì thế, khi chọn MC bạn cần phải lựa chọn MC có tài năng giao tiếp để dẫn dắt tốt chương trình. Bạn cần tham khảo các MC có năng lực dẫn các chương trình tương đương, MC có kinh nghiệm phù hợp và đặt lịch trước. Ngoài MC tiệc tất niên thì một phần quan trọng không thể thiếu trong sự kiện tất niên nữa chính là bộ phận media chuyên nghiệp. Những nhiếp ảnh gia sẽ ghi lại những khoảnh khắc ấn tượng và đặc biệt trong chương trình tất niên công ty. Thợ chụp ảnh cần phải là những người có kinh nghiệm và kỹ thuật tốt để đem đến những bức ảnh lưu giữ kỷ niệm quý giá cho bữa tiệc. Hai nhân tố trên cũng có thể được cung cấp bởi các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Để tiết kiệm thời gian, chi phí hãy lựa chọn đơn vị tổ chức có kinh nghiệm và chuyên nghiệp.
6. Xây dựng kịch bản
Bước xây dựng kịch bản cho bữa tiệc là một phần quan trọng để đảm bảo chương trình tất niên công ty diễn ra suôn sẻ. Kịch bản chương trình gồm có 2 loại chính:
6.1. Kịch bản tổng quát
Kịch bản tổng quát là một bản kế hoạch chứa tất cả các thông tin của chương trình như lịch trình và các hạng mục công việc chung của bữa tiệc. Kịch bản này sẽ giúp cho bộ phận quản lý kiểm soát các hạng mục như lịch trình, âm thanh, ánh sáng, sân khấu,…. Khi có cái nhìn tổng quan họ sẽ kiểm soát được những thiết bị và nội dung cần thiết.
6.2. Kịch bản chi tiết
Kịch bản chi tiết là kịch bản dành cho MC dẫn sự kiện tất niên. Phần kịch bản này sẽ giúp cho MC và đội ngũ tổ chức sự kiện trong các phần của sự kiện. Trong phần kịch bản này sẽ bao gồm các yếu tố quan trọng như: – Thứ tự của các tiết mục để giúp MC và các nhân sự biết tiết mục nào diễn ra lúc nào từ đó dễ dàng điều hành và theo dõi. – Thời gian tổ chức: xác định thời lượng cụ thể của từng tiết mục giúp kiểm soát được thời gian tránh những phát sinh không đáng có. – Tên tiết mục: Đặt tên và phân loại để tránh sự nhầm lẫn cho MC – Nội dung: Những lời dẫn chính của MC trong các phần của chương trình – Người thực hiện: Phần này liệt kê những người thực hiện các tiết mục để kiểm soát và đảm bảo các thành viên tham gia đúng người. – Ghi chú: Phần này thường chứa đựng các thông tin liên quan tới đạo cụ, kỹ thuật cho từng tiết mục. Xây dựng kịch bản chi tiết và logic sẽ giúp đảm bảo đội ngũ tổ chức và MC sẽ hiểu được nhiệm vụ cụ thể và giúp cho sự kiện diễn ra ấn tượng và suôn sẻ nhất.
7. Chọn thực đơn phù hợp cho tiệc công ty
Thực đơn cũng là một phần quan trọng cho sự kiện liên hoan tất niên. Lựa chọn thực đơn cần phải phù hợp với đối tượng khách mời tham dự. Những món ăn trong thực đơn cần phải được phối hợp để tạo ra sự đa dạng, cân bằng và phù hợp với khẩu vị chung. Dựa vào số lượng người tham gia để lựa chọn thực đơn phù hợp. Các món ăn chính có thể là bàn tiệc với những món ăn truyền thống hoặc tiệc đứng như buffet, Finger Food,… Trước khi quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp menu hãy xem xét và đánh giá dựa vào trải nghiệm của những khách hàng trước để lựa chọn thực đơn đảm bảo chất lượng tốt nhất.
8. Chọn và chuẩn bị quà
Trong sự kiện tiệc tất niên công ty, việc tặng những món quà cho khách mời cũng là phần quan trọng để tạo dấu ấn tích cực và truyền tải những ý nghĩa tốt đẹp. Cơ cấu quà tặng sẽ phụ thuộc vào những mục tiêu như khuyến khích sự cống hiến, tôn vinh nhân sự có thành tích xuất sắc, khơi gợi cảm hứng làm việc. Những món quà tất niên đa dạng và phong phú thường sẽ kích thích sự quan tâm và tính cạnh tranh tích cực của mọi người. Ngoài tặng quà cho nhân sự thì bạn cũng cần phải chuẩn bị quà cho khách mời và đối tác tham gia sự kiện. Những món quà thể hiện sự tôn trọng và lòng biết ơn đối với mối quan hệ kinh doanh. Thêm vào đó nên tổ chức phần bốc thăm trúng thưởng ở cuối chương trình để mang lại sự hào hứng cho tất cả mọi người. Hãy lên cơ cấu quà tặng, giải thưởng và ngân sách, đồng thời lưu ý về thời gian thi công (nếu có) đảm bảo giao nhận và đóng gói hoàn thiện trước khi sự kiện diễn ra. Các giải thưởng và quà tặng đa dạng sẽ khiến cho bầu không khí của bữa tiệc trở nên sôi động và hào hứng hơn.
9. Dự trù ngân sách chi tiêu cho tất niên cuối năm
Một bản dự trù ngân sách cho bữa tiệc tất niên công ty sẽ giúp bạn chủ động trong việc quản lý tài chính cho các hạng mục đồng thời thuận lợi trong việc kiểm soát chi phí. Khi kiểm soát được các khoản chi phí bạn sẽ tránh được những rủi ro về vượt ngân sách và gặp khó khăn trong hoạt động thanh toán. Khi xây dựng bản ngân sách bạn cần phải liệt kê chi tiết các khoản cần chi và chi phí cụ thể cho mỗi phần. Bảng dự trù càng chi tiết thì sẽ càng được quản lý một cách hiệu quả. Các hạng mục quan trọng cần phải có gồm: địa điểm tổ chức, menu tiệc, trang trí, ánh sáng và âm thanh, nhân sự,… đặc biệt là chi phí dự phòng. Bạn cần chú ý dành ra một khoản chi phí cho kế hoạch dự phòng để giải quyết các vấn đề phát sinh. Bản chi phí dự phòng này sẽ giúp bạn có thể ứng phó tốt với những tình huống phát sinh không lường trước. Quản lý khoản ngân sách hợp lý sẽ góp phần quan trọng vào sự thành công của bữa tiệc tất niên công ty.
10. Tiến hành tổ chức sự kiện
Trong quá trình tổ chức sự kiện tiệc tất niên đòi hỏi bạn cần phải chuẩn bị thật cẩn thận từ việc lên kịch bản chương trình cho tới khâu chạy thử và thực hiện chương trình chính thức. Trong quá trình diễn ra chương trình cần phải điều phối và giám sát các hạng mục thật chặt chẽ để đảm bảo chương trình diễn ra đúng với kế hoạch từ khi chuẩn bị cho tới khi tiễn khách. Đồng thời các bộ phận cần phải phối hợp chặt chẽ với nhau để kịp thời xử lý các vấn đề rủi ro.
Ngoài giúp bạn có được 10 bước để tổ chức sự kiện cuối năm thành công trên, Sevenstar luôn sẵn sàng cung cấp trọn gói việc tổ chức hoạt động tổ chức tiệc tất niên, ngay lúc này hãy để lại thông tin để SevenStar tư vấn ngay hôm nay!
Thông tin liên hệ
Hotline: + 84 0961649086
Email: [email protected]
0 Comment